Małe firmy na końcu „łańcucha płatności”, czyli jak zachęcić „dużych” do płacenia szybciej?

 

  • Aż 67% przedsiębiorców zatrudniających do 9 pracowników przyznaje, że nie sprawdza wiarygodności partnerów przed rozpoczęciem z nimi współpracy. Nie mają też przygotowanego scenariusza na wypadek braku płatności ze strony kontrahenta.
  • 9 na 10 firm doświadcza opóźnień w spływie należności, a faktury są płacone średnio z 2-miesięcznym opóźnieniem. (Coface)

 

A jak jest w Twoim przypadku?

Czy możesz egzekwować terminowe płatności faktur będąc małym przedsiębiorcą? Przedstawiamy kilka metod na zachęcenie dużego kontrahenta do zapłacenia należności w terminie.

 

Większość małych przedsiębiorców uznaje opóźnienia w płatnościach za coś „normalnego”, a wielu z nich nie rozumie, że przez brak kontroli terminów płatności i optymalizowania ryzyka opóźnień firma jest po prostu zagrożona.

 

Najmniejsi przedsiębiorcy nie są jednak bezbronni w walce o zachowanie płynności finansowej. Warto zacząć od wdrożenia kilku zasad, by wyeliminować ryzyko opóźnień w spłatach kontrahentów, a nawet przyspieszyć moment płatności.

 

  1. Prewencja

Dowiedz się jak wygląda obieg dokumentów u twojego kontrahenta. Im większa firma, tym jest bardziej skomplikowany. Może się okazać, że wykonana przez ciebie usługa będzie rozliczona przez spółkę-córkę twojego kontrahenta albo że faktura musi być potwierdzona przez konkretną osobę. Ustal to, zanim wystawisz fakturę. Koniecznie skontroluj, czy jest poprawnie wypisana. Nie chodzi tylko o dane i kwotę do zapłaty. Czasem okazuje się, że należy wyszczególnić na dokumencie konkretne elementy zlecenia, bo np. rozliczane są po kolei przez wybrane departamenty.

 

  1. Przyjęcie dokumentu

Po wysłaniu faktury sprawdź, czy dotarła do osoby upoważnionej do jej odebrania. Może wpaść klientowi do „spamu”, może „utonąć” w gąszczu innych dokumentów. Jeśli wysyłasz sporo faktur, sprawdzaj je na zasadzie próbkowania, np. co dziesiątą. Poważny kontrahent raczej nie unika płatności. Niestety człowiek jest najsłabszym ogniwem, a i technologia zawodzi. Niewielkie na pierwszy rzut oka niedopatrzenie może spowodować, że płatność nie wyjdzie z konta kontrahenta, a w szczególnych przypadkach termin płatności będzie liczony od nowa.

 

  1. Kontrola terminów płatności

Naucz kontrahentów, że terminy płatności to dla ciebie coś nadrzędnego. Jeśli twój program księgowy ma funkcję przypominania o zbliżającym się terminie płatności, wykorzystaj to. Jeśli nawiązałeś współpracę z nowym kontrahentem, dzień przed terminem płatności, zadzwoń i zapytaj, czy należność będzie rozliczona w terminie. Część firm ustawia płatności na określone dni w miesiącu, np. te z pierwszej połowy są płacone każdego 15, a pozostałe np. 27 dnia miesiąca. Może się okazać, że opóźnienie w płatności wiąże się ze specyficznym systemem rozliczeniowym.

 

  1. Błyskawiczna reakcja

Jeśli płatność nie została uregulowana, nie czekaj, reaguj od razu. Być może brak płatności nie wynika ze złej woli kontrahenta, ale np. z „zawieruszenia się” faktury. Im wcześniej skontrolujesz płatność, tym lepiej. Błyskawiczna reakcja ma też wymiar psychologiczny. Ustawi cię „wyżej” w hierarchii wierzycieli. Nie pozwól, aby kontrahenci kredytowali się twoim kosztem. Zrób wszystko, by twoja faktura znalazła się na szczycie „pilnych do zapłacenia”. Oczywiście ta zasada działa najlepiej w przypadku małych kontrahentów, ale w przypadku większych też warto ją wdrożyć.

 

  1. Konsekwencja

Wielu małych przedsiębiorców czuje lęk przed windykacją. Też tak masz? Ćwicz stale ten proces, bo to przecież twoje pieniądze, o które warto dbać. Pamiętaj też, że pobłażliwość dla płatności po terminie powoduje, że walka z nierzetelnymi płatnikami może być mało skuteczna. Zaledwie 27% firm kategorii MŚP deklaruje, że podejmowała działania windykacyjne w przypadkach, które tego wymagały. W przypadku mikro firm ten odsetek jest jeszcze niższy i wynosi zaledwie 11%. Jeśli więc kontrahent nie płaci, mimo polubownych prób załatwienia sprawy, nie wahaj się zastosować bardziej radykalnych kroków łącznie z tymi twardymi powiązanymi z wystąpieniem na drogę sądową. Za każdym razem pamiętaj o ocenie wierzytelności i szans na jej egzekwowanie od wierzyciela. Czasem jest to dług, który można stosunkowo łatwo wyegzekwować, czasem w miarę szybko czujesz, że sprawa jest przegrana. Zadaj sobie wtedy pytanie czy już na początku współpracy pojawiały się niepokojące sygnały. I przynajmniej wyciągnij wnioski na przyszłość – to w końcu koszt bolesnego, ale cennego doświadczenia.

 

Zacznij kontrolować partnerów biznesowych jeszcze przed przyjęciem zlecenia i wypracuj metody zabezpieczania się przed przeterminowanymi płatnościami.

Przygotuj dokładny plan działań na wypadek opóźnień. Brak twardego scenariusza skutkuje nadmiernymi emocjami, a nerwowa rozmowa zamiast spłatą zadłużenia może skończyć się jedynie pogorszeniem relacji.

 

Ostatnie, ale nie mniej ważne – pamiętaj, że kontrolowanie procesu płatności, to nie „proszenie się” o pieniądze. Te należą ci się już w momencie zakończenia projektu, zabiegaj o nie z podniesioną głową.

Pamiętaj też, że płatność z faktury możesz uzyskać już na kolejny dzień po jej wystawieniu korzystając z inviPay. Dzięki naszym narzędziom poprawiasz też zwyczaje płatnicze swoich kontrahentów – blisko 93% faktur, które sfinansowaliśmy, spłaca się w terminie. Poznaj nas, zarejestruj się za darmo.

Pobierz przewodnik po faktoringu: