Jak ogarnąć finanse przedsiębiorstwa bez dyrektora finansowego.

 

Ten tekst powstaje w okolicach dwudziestego. To ten dzień, gdy księgowy przesyła zestawienie należności podatkowych. Zaliczka na „dochodowy” i VAT może czasem „dać po kieszeni”. Szczególnie wtedy, gdy zupełnie nie spodziewałeś się, że będą to aż tak wysokie kwoty. Przypomnij sobie, ile razy pilnie szukałeś pieniędzy by w terminie rozliczyć się z urzędem skarbowym? A może nerwowo dzwoniłeś do kontrahentów, bo może któryś zdecyduje się zapłacić przed terminem? Takich sytuacji można uniknąć, a przynajmniej ograniczyć ich liczbę, w odpowiedni sposób zarządzając finansami firmowymi.

 

Znaczące jest to, że w przypadku mniejszej firmy jest to wyzwanie zdecydowanie większe, niż gdy mamy do czynienia z dużym przedsiębiorstwem, wzmocnionym przez grupę doświadczonych księgowych i finansistów.


Jako przedsiębiorca działający na mniejszą skalę, a szczególnie gdy jesteś mikroprzedsiębiorcą, musisz zwrócić szczególną uwagę na sytuację finansową swojej firmy. Bo w tym przypadku pieniądze firmowe będą się przeplatać z prywatnymi i odwrotnie.

 

Pamiętaj, że jako przedsiębiorcę bardziej od przychodów i kosztów powinno interesować cię, ile faktycznie gotówki masz do dyspozycji w każdym momencie. Znane są przykłady firm, które generowały ogromne obroty, ba - nawet generowały zyski - ale upadały, bo nie miały pieniędzy na pokrycie należności.

 

Zmusza to ciebie, właściciela biznesu, to poznania zasad, jakimi rządzi się rachunkowość. Księgowy, nawet najlepszy nie podpowie ci, co zrobić by mieć więcej gotówki. Jego zadaniem jest poprawnie zaksięgować faktury przychodowe i kosztowe, a także zrobić wszystko, by ograniczyć skutki ewentualnej kontroli ze strony urzędów. Księgowy działa zgodnie z tym, co aktualnie nakazują mu przepisy. Dlatego nie możesz oddawać rachunków w całości w ręce księgowego. Praktycznym rozwiązaniem jest spisywanie sobie, zupełnie niezależnie od tego co przekazujesz do biura rachunkowego, wszystkich wpływów i przychodów pochodzących z biznesu. Są tacy, którzy od razu płacą faktury kosztowe. Nie czekają do ostatniego dnia terminu płatności. Dzięki temu mają poczucie większej kontroli nad tym, ile pieniędzy mają na koncie. Bo jak mówi stare porzekadło: Cash is the king, czyli gotówka jest królem. Pilnowanie sytuacji finansowej firmy to obowiązek twój, a nie księgowego. Niestety wielu przedsiębiorców o tym zapomina.

 

Zakładam, że dobrze przygotowałeś się do swojego biznesu i masz poduszkę finansową na kilka pierwszych miesięcy, gdy firma może jeszcze nie generować nie tylko zysku, ale i przychodów. Jeśli już prowadzisz biznes, to pewnie jesteś w stanie określić jakie koszty ponosisz miesięcznie i możesz pewne wydatki ograniczyć. Wielu małych przedsiębiorców ulega pokusie finansowania prywatnych wydatków firmowymi pieniędzmi. Takie działanie szybko okazuje się problematyczne. Dobrze jest całkowicie oddzielić finanse prywatne od firmowych. Oczywiście, może to być trudne, szczególnie w sytuacji, gdy prowadzisz jednoosobową działalność, a twoim biurem jest mieszkanie. Wiedz jednak, że na dłuższą metę to się opłaci. Dobrym początkiem takiego „finansowego rozwodu” jest wypłacanie sobie pensji. Określ po prostu kwotę, której potrzebujesz na pokrycie miesięcznych zobowiązań związanych z mieszkaniem, żywieniem itd. Co istotne, wypłatę „dajesz” sobie na końcu, po opłaceniu wszystkich innych zobowiązań. Jeśli na firmowym koncie nie będzie wystarczającej kwoty, wypłać mniej. Gdy środków będzie więcej, nadwyżkę odłóż na gorsze czasy.

 

Dobrze jest również od razu po wpłynięciu należności od kontrahenta na konto, przelać na osobny rachunek kwotę podatku VAT i tę, którą należy zapłacić jako zaliczka na podatek. To w przybliżeniu 35 proc. należności. Wprawdzie nie będziesz obracał pieniędzmi przeznaczonymi na podatek, ale masz pewność, że nie zabraknie ci środków, gdy trzeba będzie rozliczyć się z fiskusem.

 

Gdy twój biznes wiąże się z przyjmowaniem od klientów pieniędzy w gotówce, możesz mieć pokusę podbierania drobnych kwot na małe wydatki. Nigdy tego nie rób. Tak szybko jak to możliwe wpłacaj na konto firmowe. I obowiązkowo zapisuj uzbierane kwoty. Musisz wiedzieć, ile pieniędzy masz.

 

W budżecie mikro i małych firm zawsze powinny się znaleźć zapasowe pieniądze na niespodziewane wydatki, takie jak awaria sprzętu czy inne wypadki losowe. Trudno oczywiście określić wielkość takiej poduszki finansowej, ale dobrze by ta rezerwa stanowiła równowartość kilkumiesięcznych kosztów.

 

Ponieważ nie masz dyrektora finansowego, sam musisz pilnować firmowej kasy. Przyda ci się umiejętność planowania. Dobrze rozpisany budżet roczny na pewno pomoże zachować większą stabilność finansów. Do zarządzania płynnością możesz wykorzystać też narzędzia inviPay. Możesz przyspieszyć wypłatę środków z tytułu faktury sprzedaży, zapłacić za koszty fakturą sprzedaży albo zapłacić za koszty przed terminem i oszczędzać 12,3% w skali roku. A do tego otrzymasz darmowy monitoring płatności, mogąc skupić się na biznesie!

Pobierz przewodnik po faktoringu: