Czy mogę walczyć z odwlekaniem zadań, gdy mam mały biznes?

 

Przekładanie obowiązków na później, niechęć do wykonania zadań, szczególnie tych nużących, może mieć negatywny wpływ na twój biznes. Poznaj kilka prostych tricków umożliwiających radzenie sobie z ciągłym odkładaniem zadań.

Zbieranie faktur dla księgowej, wypełnienie długiego, nudnego druku dla urzędu czy niezbyt lubiane

porządkowanie przepełnionej skrzynki e-mailowej - jako właściciel małej firmy regularnie łapiesz się na tym, że pewne zadania idą „w odstawkę”. Są nużące, trudne lub - na pierwszy rzut oka - niewiele wnoszą do twojego biznesu. Niestety musisz je wykonać, bo bez nich twój interes prędzej, czy później straci na prędkości, a Ty zostaniesz z listą zadań, której końca nie widać.

 

Zasada Pareto w przełożeniu dla małego biznesu mówi, że 20% działań odpowiada za 80% wartości, którą generujesz. Pozornie wystarczyłoby więc odrzucić najmniej istotne zadania, żeby podwoić działania generujące największą część przychodu. Niestety w małym biznesie nie zawsze możesz zrezygnować z realizacji zadań, które nie są bezpośrednio związane ze sprzedażą. Mikroprzedsiębiorca nie ma możliwości delegowania obowiązków i zarządzania czasem pracy w sposób osiągalny dla osoby działającej w większej strukturze organizacyjnej. W tej sytuacji czas zacząć radzić sobie z nużącymi działaniami i prokrastynacją, czyli ich odwlekaniem.

 

Grupuj

Jedną z możliwości jest zgrupowanie mniej ważnych zadań i wykonanie ich za jednym razem. W USA stworzono nawet inicjatywę Cave Day, specjalne wydarzenie, na którym za niewielką opłatą można w towarzystwie innych ludzi, a więc bardziej przyjemnie, wykonywać nudne zadania. Powiesz, że to pomysł bez sensu. W pewnym sensie tak, ale przynajmniej taki, dzięki któremu osoby mające problem ustalenia stałej daty egzekwowania spraw „mało ważnych”, mają szansę w końcu ją zaplanować. I wyegzekwować.

 

Miejsce w codziennym kalendarzu

Inną propozycją jest metoda małych kroków. Polega na tym, że przygotowujesz w swoim kalendarzu niewielkie okienka (ok. 15-30 minutowe), którym przypisujesz mało istotne zadania. Przykład? Miałem ostatnio sprawdzić, ile w zeszłym roku zapłaciłem w sumie za wszystkie telefony w firmie. Zadanie nie jest strategiczne i nie da mi wielkiej wartości. Znalazłem jednak półgodzinne okienko pomiędzy czynnościami zaplanowanymi na środę. I właśnie w tej „dziurze” wykonam to zadanie. Każdego dnia rezerwuję sobie pół godziny na takie nużące zadania, by ostatecznie je wykonać i ograniczyć odwlekanie.

 

Zdecyduj czy warto

Oceń, czy daną czynność w ogóle warto wykonać. W temacie odkładania zadań w biznesie możesz zajrzeć do książki napisanej przez McClatchy’ego pt. „Decyduj”. Autor dzieli „nielubiane” zadania na trzy grupy:

  • realizujące zysk (ich realizacja ma dać nie tylko korzyść finansową, ale np. wartość dodaną dla twojego życia),
  • mające zapobiegać nieprzyjemnościom (np. wyrzucanie śmieci, czy płacenie rachunków),
  • inne zadania zapobiegające nieprzyjemnościom, ale nieudokumentowane.

Zrób listę swoich zadań i zastanów się które z nich można po prostu pominąć.

 

Odkładanie wszystkiego na później ma wiele wad. To przede wszystkim stres, który chociaż krótkoterminowo da ci zastrzyk energii, jest przede wszystkim szkodliwy. Pamiętaj też, że odkładając coś na ostatnią chwilę, pozbywasz się wszelkiej kontroli nad sytuacją. Największą wadą odkładania obowiązków, jest jednak niska jakość wykonywanej pracy.

 

Bez względu na poziom efektywności pracy, nigdy nie uwolnisz się od mało wartościowych zadań. Postępując zgodnie z prostymi zasadami realizacji rzeczy mało ważnych, wygenerujesz sobie więcej miejsca na realizację naprawdę wartościowych projektów. Syndrom studenta zostaw studentom. Od dziś zacznij planować zadania i realizować je zgodnie z założonym harmonogramem.

 

A jeśli nużą Cię również:

  • sprawdzanie czy klient zapłacił na czas
  • pamiętanie o regulowaniu przelewów bankowych za faktury kosztowe,

zleć nam obsługę Twoich faktur kosztowych, regulowanie należności z faktur sprzedaży i monitoring płatności – ten ostatni dostaniesz zresztą za darmo! Dzięki temu oszczędzisz czas na rzeczy naprawdę ważne dla Twojego biznesu. Spróbuj już teraz, dołącz do inviPay.

Pobierz przewodnik po faktoringu: