Mądre planowanie budżetu firmy. Jak przygotować plan finansowy?

Planowanie budżetu ma ogromne znaczenie dla właściwego funkcjonowania naszego biznesu. Niezależnie od tego, czy zarządzamy niewielką, jednoosobową firmą, czy dużym przedsiębiorstwem, do spraw związanych z finansami musimy podchodzić z bardzo dużą uwagą. Trzymając się najważniejszych zasad, dotyczących planowania budżetu, przygotujemy go bardzo sprawnie, unikając błędów i pozwalając naszej firmie dobrze się rozwijać.

Nie znając podstaw dotyczących planowania budżetu, nie jesteśmy w stanie dobrze zarządzać naszą firmą. Finanse muszą być pod naszą ścisłą kontrolą – tylko w ten sposób możliwe jest osiąganie pożądanych zysków. Niestety, wielu początkujących przedsiębiorców ma bardzo ograniczoną wiedzę na temat planowania budżetu firmy i nie potrafi skonstruować dobrego, kompleksowego planu finansowego. Popełnianie błędów przy planowaniu budżetu zdarza się też bardziej doświadczonym biznesmenom.

Nasz cel – stabilny rozwój

Dobrze zaplanowany budżet ma przede wszystkim zapewnić naszej firmie stabilność działania i możliwość czerpania coraz większych zysków. Jeśli odpowiednio przygotujemy się do planowania budżetu, możemy liczyć na to, że nasza firma zacznie szybciej się rozwijać. Podstawą dobrego budżetu jest jego realność – plan finansowy to nie miejsce na nieuzasadniony optymizm.

Musi powstawać w oparciu o twarde dane. Ponadto budżet powinien być stworzony w sposób obiektywny – nie możemy bazować na własnych, indywidualnych odczuciach i przewidywaniach. Potrzebne są tu rzetelne, obiektywne prognozy, do których jednak musimy podchodzić ze zdrowym dystansem, zostawiając sobie pole do manewru, w razie by coś nie poszło zgodnie z planem.

Przemyślany, rzetelnie przygotowany budżet da nam możliwość lepszego i pewniejszego podejmowania decyzji biznesowych, pozwoli jasno analizować sytuację naszej firmy i zapewni nam możliwość rozwijania firmy.

Najważniejsze zasady planowania budżetu

Jeśli brakuje nam doświadczenia w planowaniu budżetu firmy, możemy czuć się nieco zagubieni. Każdy biznes ma swoją charakterystykę i nie ma jednej, uniwersalnej recepty na doskonale zaplanowany budżet. Na szczęście jest jednak kilka podstawowych zasad, które pomogą nam odpowiednio przygotować przemyślany plan finansowy.

Podstawa to systematyczność – budżet powinniśmy przygotowywać przynajmniej raz w roku. Trzeba przy tym dbać, by koniec okresu, na który planujemy budżet, pokrywał się z momentem zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Pamiętajmy, że budżet jest ważnym elementem zarządzania firmą – trzeba go przygotować tak, by był dobrze przemyślanym planem działania, który jednak można modyfikować, w zależności od aktualnych potrzeb. Żeby wszystko działało jak należy, musimy regularnie sprawdzać, czy budżet jest odpowiednio realizowany. Jeśli widzimy, że plan nie może być wykonany, powinniśmy wprowadzić zmiany. Najważniejsze, to by po zamknięciu budżetu pojawiły się oczekiwane zyski.

Budżet powinniśmy tworzyć na podstawie rzetelnych, aktualnych analiz sytuacji finansowej naszej firmy, dlatego bardzo ważne jest dokumentowanie wszystkich wydarzeń gospodarczych związanych z prowadzeniem naszej działalności. Powinniśmy wiedzieć, na co przeznaczamy każdą wydaną złotówkę.

Ważną cechą dobrego budżetu jest też jego przejrzystość – nie musimy korzystać z gotowych schematów, choć są one dość wygodne. Ważne jest jednak, by wszystkie informacje zapisane w budżecie były dla nas czytelne. Dla większości przedsiębiorców najwygodniejszą formą planowania budżetu jest przygotowanie specjalnej tabeli, w której znajdzie się miejsce na wpisanie kosztów, podzielonych na wydatki stałe i zmienne, oraz planowanych przychodów.

W uniknięciu błędów związanych z planowaniem budżetu z pewnością pomoże nam dobry, doświadczony księgowy. Trzeba jednak przyznać, że znalezienie dobrego, zaufanego biura rachunkowego to spore wyzwanie. Najlepiej zacząć poszukiwania pytając o rekomendację znajomych przedsiębiorców – firmy z polecenia często sprawdzają się najlepiej.

Pamiętajmy jednak też o tym, by księgowy miał doświadczenie we współpracy z przedstawicielami naszej branży – dobra znajomość specyfiki prowadzenia naszego biznesu, pomoże stworzyć optymalny, dostosowany do naszych indywidualnych potrzeb plan finansowy. To dlatego inwestując w usługi dobrego biura rachunkowego, przyczyniamy się do zwiększenia zysków naszej firmy.

Z czego składa się budżet firmy?

Dobry budżet składa się z konkretnych danych, które gromadzimy przed jego planowaniem, oraz z naszych założeń. Ponadto, trzeba wiedzieć, że budżet to przede wszystkim zestawienie:

- planowanych przychodów z działalności naszej firmy, które przewidujemy w oparciu o plan sprzedaży

kosztów prowadzenia działalności.

Jeśli planowanie rocznego budżetu sprawia nam trudności, zacznijmy od przygotowywania planu finansowego na krótszy okres – kwartał lub miesiąc. W krótszej perspektywie znacznie łatwiej będzie nam operować danymi, przewidywać przychody i wydatki.

Skoro plan sprzedaży i pochodzących z niej przychodów, jest jednym z elementów budżetu, musimy go opracować, zanim skupimy się na tworzeniu planu finansowego firmy. Przygotowując taki plan, powinniśmy wziąć pod uwagę wiele danych. Przeanalizujmy ceny, możliwości produkcyjne i dystrybucyjne oraz sezonowość sprzedaży i upodobania naszych klientów. Planując budżet na krótszy okres nasze przewidywania są bardziej realne, a prognozy mają większą szansę się sprawdzić.

Drugim elementem budżetu jest zestawienie kosztów, związanych z prowadzeniem biznesu. To przede wszystkim pieniądze przeznaczone na zakupienie towaru lub wytworzenie naszych produktów, ale także koszty związane z prowadzeniem firmy – wszelkiego rodzaju opłaty i zobowiązania. Analizując te dane bez trudu przygotujemy miesięczny budżet naszej firmy, a zdobyte w ten sposób doświadczenie szybko pozwoli nam planować mądry budżet na dłuższy czas.

Błędy, które sporo kosztują

Każdy błąd popełniony podczas planowania budżetu naszej firmy, może się odbić na przynoszonych przez nią zyskach. Zabierając się za przygotowywanie planu finansowego, warto więc przeanalizować najczęstsze pomyłki, popełniane podczas przygotowywania budżetu przez innych przedsiębiorców – lepiej uczyć się na cudzych błędach.

Jednym z podstawowych błędów popełnianych w trakcie planowania budżetu jest tworzenie go na bazie niesprawdzonych danych i błędnych założeń. Bazowanie na błędnych lub po prostu nieaktualnych informacjach uniemożliwia nam stworzenie budżetu, który rzeczywiście będzie dopasowany do aktualnej sytuacji naszej firmy.

Kolejny problem to brak elastyczności – pamiętajmy, że planując budżet, nie możemy przewidzieć, co tak naprawdę wydarzy się na rynku w kolejnym roku. Mądrze zaplanowany budżet powinien pozostawiać nam pole do manewru i możliwość dostosowywania go do zmiennych warunków.

Częstym błędem jest też niewłaściwe zaplanowanie kosztów związanych z prowadzeniem biznesu – dotyczy to zarówno kosztów stałych, czyli na przykład rachunków, jak i kosztów dodatkowych, związanych choćby z wynagrodzeniem dla pracowników sezonowych. Poza tym w źle skonstruowanym budżecie najczęściej brakuje rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Przez to każde dodatkowe, nieplanowane koszty stają się dużym problemem.

Błędem jest również przygotowywanie budżetu na nowy rok, bez analizy wykonania zeszłorocznego planu finansowego. Dopiero zapoznając się z tym, jak przebiegała realizacja poprzedniego budżetu, będziemy wiedzieć, jakie założenia finansowe są realistyczne.

Pobierz przewodnik po faktoringu: