Jak rozdzielić budżet firmowy od prywatnego?

Na początek trzeba sobie postawić pytanie. Czy faktycznie rozdzielenie budżetu firmowego od prywatnego jest takie ważne? Przecież jeżeli firma ma spore, regularne przychody to nie ma kłopotu, bo pieniądze i tak są. Natomiast jeżeli firma ma kłopoty finansowe, to co za różnica czy się rozdzieli budżet firmowy od prywatnego jeżeli i tak się ledwo przędzie.

Nic bardziej mylnego. W obydwu tych przypadkach brak wyraźnego rozdzielenia budżetu firmowego od prywatnego jest poważnym zagrożeniem.

W pierwszym przypadku, czyli gdy w firmie jest sporo pieniędzy, może to doprowadzić do sytuacji, w której nasze prywatne wydatki są zbyt dużym kosztem dla firmy. Pół biedy jeżeli są to nasze wydatki, które możemy z miesiąca na miesiąc obciąć - gorzej jeżeli wykorzystując wysokie zyski naszej firmy, zadłużyliśmy się na spore kwoty. Bałagan w finansach jest sporym zagrożeniem w przypadku gdy dochody w firmie nagle się zmniejszą.

Jest on jednak jeszcze większym zagrożeniem, kiedy firma już jest w tarapatach. Brak wyraźnego oddzielenia prywatnych finansów od firmowych może być ostatnim gwoździem do trumny. Połączenie budżetu firmowego i domowego wprowadza dodatkowy chaos do firmy i sprawia, że de facto koszty rosną ponad miarę.

1. Załóż osobne konta: prywatne i firmowe

Na dobry początek to już coś. W ten sposób wyraźnie rozdzielisz prywatne środki od firmowych. Oczywiście przy założeniu, że oprócz samego posiadania osobnych kont będziesz jeszcze z nich korzystał. Raz w miesiącu przelewaj sobie samemu pensję na prywatne konto. W ten prosty sposób oddzielisz wydatki prywatne od firmowych.

2. Szczególnie zwracaj uwagę na przychody w gotówce

Prowadzisz biznes, w którym regularnie otrzymujesz płatności w gotówce? Na pewno będzie Cię kusiło, żeby raz na jakiś czas podebrać tylko „parę złotych” na bieżące wydatki. Możesz nam uwierzyć, nie jesteś tutaj wyjątkiem. Dotyczy to praktycznie każdego przedsiębiorcy, który prowadzi tego typu biznes. W końcu to Twoje pieniądze, masz prawo to zrobić, tylko czy to na pewno dobry pomysł?

Oto co możesz zrobić, żeby unikać podbierania gotówki:

- jeżeli już Ci się zdarzy podebrać gotówkę z kasy, to koniecznie zapisz dokładną sumę ile zabrałeś, w ten sposób będziesz chociaż kontrolował swoje wydatki,

- regularnie wpłacaj pieniądze na konto. To nie musi być codziennie. W zależności od biznesu, który prowadzisz ustal sobie, czy będziesz to robił raz na tydzień, raz na dwa tygodnie czy raz na miesiąc. W przypadku gdy masz spory obrót dzienny, być może warto robić to codziennie? W ten sposób unikniesz niepotrzebnych pokus,

- nigdy nie wykładaj zarobionych pieniędzy do portfela. Wierz nam, że one wtedy szybko znikną i nawet nie będziesz wiedział kiedy. Przygotuj sobie jakąś kasetkę, szufladę, sejf czy cokolwiek innego chcesz. Portfel służy tylko dla prywatnych środków.

3. Na bieżąco odkładaj na VAT i PIT

Praktycznie każdy zdaje sobie sprawę, że dokładnie tak powinien robić, jednak prawie nikt tego nie robi.

Bardzo duża część przedsiębiorców odkłada to na ostatnią chwilę, tylko po to żeby się na nią spóźnić i w ostateczności z całości podatku rozliczyć się gdzieś w okolicach września-października. Ewentualnie trochę wcześniej jeżeli Urząd Skarbowy męczył danego przedsiębiorcę wystarczająco mocno.

Doprowadzenie do takiej sytuacji to błąd, ponieważ sprawia, że zaczynamy zakopywać się w długach i tracimy płynność finansową.

Dlatego należy odkładać około 1/3 dochodów (licząc PIT i VAT), na spłatę tych dwóch podatków.

4. Wypłacaj sobie pensję

Jest to de facto najbardziej rozsądne możliwe podejście do finansów własnej firmy. Niestety niezbyt popularne wśród przedsiębiorców, którzy kiedy słyszą taką propozycję to czują w sobie (zrozumiały) bunt. „Jak to? Nie mogę korzystać z moich własnych pieniędzy jak tylko chcę? Mam dostawać pensję, tak jak pozostali pracownicy?!”

Dokładnie tak należy zrobić. Wybrać stały dzień w miesiącu, w którym wypłacamy pensje dla pracownik numer 1 (czyli Ciebie) i następnie sobie ją wypłacać co miesiąc.

Kiedy wypłacić sobie więcej?

Poza swoja stał pensją możesz wypłacać sobie premię. Jednak powinieneś to robić tylko w przypadku gdy firma jest w dobrej sytuacji finansowej, posiada odpowiednie zabezpieczenia, a premia nie powinna wynosić więcej niż 1/3 kwartalnych dochodów firmy.

5. Poważnie traktuj swoje finanse prywatne

W przypadku gdy będziesz poważnie podchodził do swojego budżetu domowego, to jego rozdzielenie od firmowego nie będzie stanowiło problemu.

Oczywiście – priorytetem jest to, żebyś zrobił porządek w finansach firmy, to ona ma być Twoim źródłem utrzymania. Jednak to budżet domowy będzie stanowił o strukturze Twoich wydatków, dlatego musisz zadbać, żeby był przez Ciebie jak najlepiej zorganizowany.

W tym celu należy ustalić odpowiednie proporcje. 60% naszego miesięcznego budżetu miesięcznego trzeba przeznaczyć na wydatki stałe. 10% powinno być przeznaczone na oszczędności krótkoterminowe (np. zbierasz na nowy garnitur za parę tysięcy złotych lub wakacyjny wyjazd), 10% na oszczędności długoterminowe, 10% na emeryturę – pozostałe 10% można przeznaczyć na rozrywkę, typu kino, piwo ze znajomymi czy cokolwiek innego mamy ochotę.

6. Wytłumacz swoim bliskim, że rozdzielasz finanse prywatne od firmowych

Powiedzmy sobie szczerze – jeżeli tego nie wyjaśnimy, to mogą być problemy. „No bo, jak to jest, ze firma ma tyle i tyle pieniędzy, a my nie możemy pojechać na wakacje w podróż dookoła świata i przy okazji kupić sobie ten piękny samochód”. Nie jest to możliwe, ponieważ rozdzielasz budżet prywatny od firmowego i musisz to jasno zaznaczyć swojemu otoczeniu, inaczej szybko rozdział się rozmyje i zniknie.

7. Poważnie podejdź do księgowości

Księgowość dla większości osób jest nudna. Jednak w dużej mierze to właśnie ona odpowiada za uporządkowanie Twoich finansów. Poproś swojego księgowego o przygotowanie miesięcznych zestawień dotyczących przychodów i kosztów.

W ten sposób będziesz w stanie określić dokładnie co i jak wygląda, dzięki czemu będziesz wiedział na co zwracać uwagę, co można zmienić, z czego zrezygnować, a na co bacznie zwracać uwagę.

Oprócz kosztów, przypatrz się również przychodom. Zastanów się co przynosi największe zyski i zastanów się czy można je jeszcze zwiększyć

Pobierz przewodnik po faktoringu: