Jak podejmować skuteczne decyzje biznesowe?

Podejmowanie trudnych decyzji jest, nomen omen, trudne. Dlatego przygotowaliśmy dla was listę porad, które pomogą podejmować jak najlepsze decyzje, w jak najlepszy sposób.

1. Obniż koszty procesu decyzyjnego.

Koszty procesu decyzyjnego, to całkiem dobrze opisany fenomen polegający na tym, że podjęcie każdej kolejnej wiąże się z pewnym intelektualnym wysiłkiem. Dotyczy to nawet takich kwestii jak wybór tego, co mamy ubrać, zamówić na obiad itp. Stres, związany z podejmowaniem takich decyzji, odkłada się i sprawia, że podejmowanie poważnych decyzji staje się trudniejsze i bardziej stresujące.

Dobrym pomysłem na to, aby obniżyć koszty procesu decyzyjnego, jest spędzanie mniejszej ilości czasu na podejmowaniu małych decyzji. Pomocne jest tutaj budowanie powtarzalnych nawyków i cedowanie niektórych decyzji na innych (na asystentów lub współpracowników). Dla siebie, jeśli zarządzasz, zostaw najważniejsze decyzje.

2. Określ, czym naprawdę jest problem

Zanim zaczniesz podejmować decyzje określ, co tak naprawdę jest problemem – na jaki temat właściwie musisz zdecydować. Warto pamiętać, że pominięcie tego punktu towarzyszy wszystkim osobom, którym kiepsko wychodzi zarządzanie. Dobrze jest wypisać się z tej grupy.

Przeróbmy to na podstawie przykładu. Załóżmy, że Twój zespół pracowników z jakiegoś powodu ma kiepską wydajność. Najprostszym założeniem będzie to, że jest to wina pracowników. W tym wypadku możliwe wybory to szkolenia lub działania dyscyplinujące pracowników.

Tylko co, jeżeli wina nie leży po stronie pracowników (a jest to całkiem możliwe)? Co, jeżeli wynika to z błędów w zarządzaniu, nieprecyzyjnych poleceniach, źle rozplanowanej pracy pracowników, czy jednego z setek innych możliwych problemów? Jeżeli tak jest, a Ty podejmiesz działania dyscyplinujące to – zepsujesz atmosferę pracy i jeszcze bardziej obniżysz wydajność pracowników, którzy oprócz tego, że (załóżmy) mają źle zorganizowaną pracę (od strony zarządzania), a do tego będą jeszcze poirytowani.

Dlatego postaraj się dotrzeć do natury problemu. Pytaj samego siebie „Dlaczego?” – „Dlaczego moi pracownicy mają niską wydajność?” – przyniesie Ci to jakąś odpowiedź. Załóżmy, że będzie nią „Bo mają przestoje w pracy”. To rodzi kolejne pytanie „Dlaczego mają przestoje w pracy?”. Pytaj, aż do skutku, do momentu, w którym będziesz w stanie określić konkretną odpowiedź.

3. Wyrwij się z kontekstu

Jednym z najlepszych sposobów na podejmowanie decyzji jest spojrzenie na problem z innej perspektywy. Spróbuj sobie wyobrazić, że to nie jest Twoja firma, że doradzasz koledze w podjęciu decyzji, próbując dostrzec coś czego on/ona nie może dostrzec. Co ciekawe, w praktyce ta metoda pozwala na to, żeby faktycznie dostrzec to czego się wcześniej nie widziało.

Jak to zrobić? Opisz sobie na głos sytuację w firmie, w taki sposób jakby osoby zaangażowane w Twoją firmą były Ci zupełnie nieznane, tak jakby opowiadał Ci ją znajomy, który chce wytłumaczyć sytuację w swojej firmie.

4. Zaproponuj różne rozwiązania problemu

Zanim podejmiesz decyzję wypisz sobie listę różnych możliwych rozwiązań problemu, a dopiero później zabierz się za podejmowanie decyzji.

Niektóre rozwiązania odrzucisz dosyć szybko, ponieważ będą one stanowiły tylko tło dla tych najlepszych, jednak czasami, biorąc pod uwagę nawet najmniej oczywiste rozwiązania, możesz wpaść na coś naprawdę optymalnego.

5. Ustalaj terminy i ich przestrzegaj

Prokrastynacja (zwlekanie) dotyka nas wszystkich, również osób podejmujących decyzje. A im większa odpowiedzialność, tym większe są negatywne konsekwencje zwlekania. Dlatego bardzo ważne, żeby stawiać sobie jasne terminy (deadline’y) i ich przestrzegać. Jeżeli dałeś sobie 1 dzień na podjęcie decyzji, to musisz ją podjąć po 1 dniu. Jeżeli dałeś sobie miesiąc na rozwiązanie jakiegoś problemu w firmie, to w ciągu miesiąca musisz podjąć odpowiednie decyzje.

W momencie, w którym ustalone przez siebie samego terminy zaczną się rozjeżdżać – problemy zaczną narastać i się mnożyć. Dlatego jest to bardzo ważne.

6. Bierz pod uwagę długofalowe efekty swoich decyzji

Bardzo często, kiedy podejmujemy decyzje, kusi nas, żeby podejmować takie, które przyniosą szybkie efekty, ale niekoniecznie będą dobre na dłuższą metę. Jak można się domyślić w ostateczności przynosi to dużo gorsze efekty i powinno się tego unikać. Łatwo to napisać i łatwo o tym, mówić, a kiedy przyjdzie co do czego, to wiele osób i tak podejmie takie decyzje, które sprawdzą się krótkoterminowo.

Wynika to z tego, że często po prostu nie zastanowimy się nad długofalowymi konsekwencjami danej decyzji. Dlatego trzeba to dokładnie przemyśleć i wziąć pod uwagę, w jaki sposób to, co wybierzemy teraz, odbije się na naszej działalności na przykład za 5 lat.

 

Na koniec zamieszczamy 7 kroków, których wykonanie pomoże Ci podjąć możliwie najlepszą decyzję:

1. Spisz 5 celów lub priorytetów Twojej firmy, na które wpłynie podjęta przez Ciebie decyzja. Skupianie się na tym, co najważniejsze pomoże Ci uniknąć szukania powodów i usprawiedliwiania decyzji przed samym sobą już po fakcie. Od początku będziesz znać powody dlaczego zdecydowałeś się na rozwiązanie A, a nie na B, C czy D.

2.Spisz przynajmniej 3, ale najlepiej nawet 4 możliwe alternatywne rozwiązania. Prawdopodobnie zabierze to trochę czasu, będzie wymagało pewnego intelektualnego wysiłku i pewnej dozy kreatywności, ale wpłynie to bardzo pozytywnie na ostateczną jakość Twojej decyzji.

3. Spisz najważniejsze informacje, których Ci brakuje. Zawsze czegoś nie wiemy, a zwykle skupiamy się na tym co wiemy. Właśnie dlatego określenie tego czego nie wiemy – pomoże podjąć lepsze decyzje, pełniejsze i bardziej świadome.

4. Opisz wpływ, jaki prawdopodobnie podjęta przez Ciebie decyzja będzie miała na Twoją firmę w przeciągu roku. Opowiedz sobie historię tego jak dana decyzja na nią wpłynęła. Pomoże Ci to doprecyzować, która z możliwych decyzji będzie lepsza.

5. Zaangażuj jeszcze ze 2 osoby, ale nigdy więcej niż 6, które pomogą Ci spojrzeć na problem z innej perspektywy. Być może Tobie coś umyka?

6. Spisz co zostało postanowione, dlaczego i jaki wpływ mieli na to Twoi pracownicy. Pomoże Ci to określić środki do zmierzenia tego, czy decyzja przyniosła dobre efekty oraz to kto jaki miał w nią wkład.

7. Co miesiąc lub maksymalnie dwa – sprawdzaj efekty podjętej decyzji oraz tego z jaką konsekwencją jest ona wdrażana. Daje to możliwość nakładania poprawek lub w skrajnych przypadkach zmiany decyzji.

Z naszej strony to wszystko, a decyzja, co zrobisz ze zgromadzoną tutaj wiedzą, należy do Ciebie!

Pobierz przewodnik po faktoringu: